El Sistema de Liquidación Directa está vigente desde la entrada en vigor de la Ley 34/2014, de 26 de diciembre, de medidas en materia de liquidación e ingreso de cuotas de la Seguridad Social, aunque su adopción es paulatina, obliga a empresas y empresarios a introducir importantes cambios a la hora de gestionar todos aquellos trámites relativos a la contratación y pago de cotizaciones sociales de sus empleados.

El Sistema de liquidación directa o sistema Creta supone un cambio de modelo en la forma en la que cotizan las empresas a la Seguridad Social.

A diferencia del modelo existente actual, en el que la liquidación o cálculo de las cuotas que corresponde efectuar a los empresarios y demás sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar, se basaba en los datos e informaciones aportados por los mismos, bien mediante la transmisión electrónica de tales liquidaciones o bien mediante la presentación de los respectivos documentos de cotización, y sin perjuicio del control posterior de esas operaciones por parte de la Administración de la Seguridad Social (sistema que coexiste con otro de liquidación simplificada que se utiliza para el cálculo de las cuotas de los trabajadores por cuenta propia, integrados tanto en el Régimen Especial de los Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos como en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar, así como para el de otras cuotas del sistema de la Seguridad Social correspondientes a colectivos o a situaciones especiales).

El nuevo sistema que implantado por esta ley determina que la liquidación de las cuotas se pasa a efectuar directamente por la Tesorería General de la Seguridad Social, según un cálculo individualizado de la cotización correspondiente a cada trabajador, en función de la información que ya obra en poder de dicho organismo y de aquella otra que ha de ser proporcionada por el sujeto responsable del cumplimiento de la obligación de cotizar.

La liquidación directa de cuotas de la Seguridad Social y por conceptos de recaudación conjunta establecida en esta ley persigue los siguientes objetivos:

a) Simplificar el cumplimiento de la obligación de cotizar, con la consiguiente reducción de cargas administrativas, al eliminarse la duplicidad actualmente existente en la aportación de datos a la Seguridad Social por los empresarios, ya que parte de la información comunicada en los actos de encuadramiento de sus trabajadores se vuelve a facilitar en la liquidación mensual de cuotas efectuada por aquellos. Por el contrario, en el nuevo sistema de liquidación tan solo deberán comunicarse aquellos datos de los que no disponga ya la Tesorería General de la Seguridad Social y que resulten imprescindibles para efectuar aquella.

b) Reducir costes para la Seguridad Social, lo que permitirá optimizar sus recursos humanos y económicos y mejorar en la calidad de la atención ofrecida, al tratarse de un sistema tramitado en su totalidad a través de medios electrónicos.

c) Conseguir una mayor efectividad en el control de aspectos determinantes para la correcta gestión liquidatoria y recaudatoria de la Seguridad Social, tales como la aplicación de beneficios en la cotización y de compensaciones por el pago de prestaciones de incapacidad temporal, así como de otras peculiaridades que inciden en el cálculo de la cotización de los trabajadores.

d) Lograr una mejora de la calidad de la información utilizada para la liquidación de cuotas, reforzando así la seguridad de esta, al tener que contrastarse y conciliarse con anterioridad a su cálculo los datos obrantes en la Tesorería General de la Seguridad Social con los aportados por el sujeto responsable.

La implantación del sistema Creta se producirá paulatinamente a lo largo de 2015 y de modo progresivo. De esta forma, y en función de las posibilidades técnicas, la TGSS irá seleccionando empresas para que se vayan incorporando al nuevo sistema de liquidación de cuotas, dando un período transitorio de 3 meses para que éstos se adapten.Los primeros en hacerlo son los autorizados que participaron en la fase Piloto (desarrollada en 2014) y que pasan ahora a la fase de “Prácticas”.

El resto de autorizados deben esperar a recibir una notificación electrónica para entrar en el programa.

Una vez recibida la notificación electrónica de la Seguridad Social, el autorizado deberá adherirse al sistema de liquidación directa a partir del primer día del mes siguiente en que recibió la notificación, disponiendo de un período voluntario de tres meses para realizar envíos de pruebas y durante el cual deberá adaptar sus datos a la base de datos de la Seguridad Social.

Una vez acabado el periodo de prueba, la empresa debe comenzar a realizar envíos reales a través del nuevo Sistema de Liquidación Directa de forma obligatoria.

Aunque ciertamente con el sistema de liquidación directa para empresas los trámites en cierto modo se facilitan,  es muy importante que las empresas realicen adecuadamente el proceso de adaptación, puesto que de no acogerse de forma efectiva a la nueva normativa, se pueden producir errores en las cotizaciones sociales, que puedan acabar en sanciones administrativas.

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